Ilmu Kearsipan Dan Penerapannya Dalam Kehidupan Sehari-hari

Ilmu Kearsipan Seperti Apa? - Kembali lagi saya ingin merangkum apa-apa saja yang saya dapat dari Pengantar Ilmu Kearsipan. Bagi Anda yang ingin masuk jurusan Perpustakaan, tentunya akan bertemu dengan disiplin Ilmu Kearsipan. Yang nanti akan saya bahas sedikit - secara garis besar - terkait apa saja yang dipelajari.

Dari mulai pemahaman terlebih dahulu tentang apa itu arsip. Kemudian apa saja yang termasuk di dalam arsip. Selain itu, akan dikenalkan juga istilah retensi dalam bidang ilmu ini. Setelahnya beberapa jenis arsip sampai berkenalan dengan sistem klasifikasi Dewey.

Saya sendiri mengenal sistem kasifikasi Dewey dari novel Perpustakaan Ajaib Bibbi Bokken karya Jostein Gaarder, isinya tentu tentang seseorang yang memiliki perpustakaan di ruangan rahasia dengan pengaturan yang sangat rapi. Ternyata sistem klasifikasi dari Dewey inilah yang banyak diterapkan dalam pengelompokkan dan pengelolaan arsip.

Belajar tentang ilmu kearsipan ini, ternyata bukan saja bisa dipraktekkan untuk pekerjaan atau pengelolaan perpustakaan dan arsip di perusahaan atau pemerintahan saja. Tapi, bisa juga diterapkan di rumah, tentunya sejalan dengan konsep pengelompokkan berdasarkan Metode Konmari. Biar segala berkas-berkas di rumah tersusun rapi, bisa menggunakan ilmu kearsipan agar arsip penting tidak tercerai-berai.

Ilmu Kearsipan, Apa Itu?

Kira-kira apa sih Kearsipan itu? Kearsipan merupakan hal-hal yang berkenaan dengan Arsip. Sementara Arsip itu sendiri adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara atau pemerintah.

Arsip sendiri memiliki fungsi yang dibedakan dalam dua kelompok menurut jenis arsipnya, yaitu Arsip Dinamis yang digunakan secara langsung dalam perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan. Dan Arsip Statis dimana arsip ini tidak digunakan secara langsung.

Diantara banyaknya arsip yang disimpan, tentunya ada pula jenis arsip yang bersifat sementara. Seperti surat utang, dengan kondisi utang tersebut sudah dibayar. Kemudian surat izin tidak masuk atau surat izin cuti dengan alasan yang bisa dipertanggungjawabkan. Serta jenis pengumuman yang sudah tidak lagi berlaku (namun ada pula jenis pengumuman yang bersifat informatif yang tetap harus disimpan nanti akan dijelaskan lebih lanjut).

Arsip-arsip yang sifatnya sementara inilah yang nantinya akan mengalami proses Retensi (pemusnahan rekaman). Agar tidak terjadi penumpukan sehingga berkas-berkas yang tersimpan merupakan berkas yang memang masih terus digunakan secara langsung ataupun tidak.

Tadi sesuai fungsinya arsip dibagi menjadi dua kelompok yaitu Arsip Dinamis dan Arsip Statis. Arsip dinamis ini meliputi :

• Kertas, mikrofilm / elektronik
• Dokumen / berkas, peta, cetak biru, gambar, foto
• Data dari sistem bisnis, dokumen yang diolah dengan pengolah kata, spreadsheet, berita surat elektronik dan citra digital
• Audio dan Video
• Dikumen tulis tangan
• Arsip yang tidak terstruktur seperti formulir

Sementara itu menurut jenisnya Arsip dibagi kedalam 4 kelompok :

1. Arsip Dinamis Administratif : meliputi dokumentasi, formulir, borang dan korespondensi
2. Arsip Dinamis Akuntansi : meliputi laporan, formulir dan korespondens terkait
3. Arsip Dinamis Proyek : meliputi korespondensi, nota, dokumentasi pengembangan produk
4. Berkas Kasus : meliputi arsip dinamis nasabah, asuransi, kontrak berkas hukum

Dalam ilmu kearsipan tentunya selain mengelompokkan berkas menurut jenisnya, juga perlu memahami terkait Record Management atau manajemen penyimpanan. Meliputi proses retensi arsip dinamis yang tadi dijelaskan dimana harus dipisahkan mana arsip yang masih akan terus digunakan selama memenuhi keperluan operasional, hukum, fiskal dan historis atau tidak.

Kemudian pemisahan antara arsip dinamis regular dan yang vital. Selain itu juga harus dibuat dan diterapkan sistem pemberkasan yang tepat untuk pengelolaan arsip dinamis aktif. Serta pendayagunaan teknologi untuk penyimpanan digital.

Bagaimana dengan jenis surat edaran atau pengumuman? Ini yang tadi sudah saya singgung sedikit. Pengumuman dalam bentuk surat edaran ada yang bersifat permanen ada yang bersifat sementara. Tentunya yang sementara inilah yang mengalami proses retensi agar tidak menumpuk. Tapi, tipe surat edara permanen itu yang bagaimana?

Surat edaran bersifat permanen itu jika :

1. Berisi penetapan atau pengubahan struktur organisasi
2. Berisi pendelegasian wewenang atau pengatur tanggungjawab
3. Berisi penentuan atau peninjauan ulang kebijakan
4. Berisi penguraian metode atau prosedur
5. Berisi penetapan standar operasi
6. Berisi pembatalan atau revisi surat edaran lain
7. Berisi pengaturan formulir atau laporan

Nah, surat edaran yang bersifat permanen ini biasanya dikelompokkan sesuai indeks numericnya atau indeks subjeknya. Indeks numeric ini berarti surat edaran disusun berdasarkan nomor kontrol. Sementara indeks subyek menyusun surat edaran berdasarkan abjad yang sesuai dengan nomor kontrol.

Ilmu Kearsipan Dinamis

Pada umumnya, sistem pemberkasan di ilmu kearsipan dinamis ini dikelompokkan berdasarkan Abjad, Numerik, Geografi, Klasifikasi, Kronologis, Warna, Alfanumerik dan Campuran dua sistem/lebih. Namun DDC inilah yang merupakan sistem pengelompokkan yang sering digunakan di banyak perpustakaan. DDC ini sendiri adalah kepanjangan dari Dewey Decimal Classification atau sistem desimal Dewey.

Melvil Dewey seorang penemu sistem pengelompokkan untuk perpustakaan ini. Itu dikarenakan beliau adalah seorang pustakawan dan menemukan sistem ini sekitar tahun 1880an. Dirinya mengelompokkan buku-buku berdasarkan jenisnya dengan menggunakan angka, sehingga disebutlah Dewey Decimal Classification.

Terdapat 10 kelas utama dalam DDC ini :

000 Karya Umum

100 Filsafat

200 Agama

300 Ilmu Pengetahuan Sosial

400 Ilmu Bahasa

500 Ilmu Pengetahuan Alam

600 Teknologi

700 Kesenian

800 Kesusastraan

900 Geografi & Sejarah

Dari sepuluh kelas utama DDC inilah bisa dibagi lagi ke dalam beberapa kelompok kecil menyesuaikan urutan penomorannya juga berdasarkan sub-kategorinya. Nantinya dari sub-kategori ini bisa lagi dibagi-bagi menjadi sub-sub-kategori lebih lanjut jika memungkinkan. Contoh pembagian sub-kategori dari kategori utama Ilmu Pengetahuan Sosial seperti di bawah ini :

300 Ilmu Pengetahuan Sosial

310 Statistik Umum

320 Ilmu Politik

330 Ekonomi

340 Hukum

350 Administrasi umum dan ilmu militer

360 Masalah dan Jasa Sosial

370 Pendidikan

380 Perdagangan, Komunikasi dan Perhubungan

390 Adat Istiadat, Etiket dan Folklor

Untuk membantu dalam pengelompokkan sub-sub kategori dari sistem desimal Dewey ini, Anda bisa juga mengunjungi http://tesaurus.kemdikbud.go.id/tematis/petunjuk_penggunaan di sini banyak berisi daftar yang siapa tahu bermanfaat bagi Anda yang ingin mengelompokkan kembali kategorinya menjadi sub-bagian.

Tentunya, mempelajari ilmu kearsipan dalam bidang Ilmu Perpustakaan juga harus mengetahui cara penyimpanan/pelestarian Buku, Foto dan Kertas. Berikut ini ada 7 Langkah Dalam Pelestarian Buku, Foto Dan Kertas.

1. Jangan gunakan lem / tape untuk memperbaiki dokumen
2. Simpan dokumen secara mendatar
3. Jangan mengikat dokumen dengan karet gelang
4. Simpan dan lindungi dokumen dari sinar matahari atau sinar lampu secara langsung
5. Jangan gunakan paperclip / staples / objek lain untuk menyatukan dokumen
6. Jangan gunakan kotak kardus atau kotak kayu sebagai media penyimpanan. Gunakan metal atau penyimpanan yang bebas asam
7. Jangan menyimpan foto di kertas bekas yang menggunakan halaman pembungkus plastik.

Penutup

Bidang ilmu ini membuat saya terkesan, apalagi karena memang di rumah sering menyimpan berkas-berkas yang memang masih campur antara yang vital dan yang sementara sifatnya. Apalagi tumpukan buku-buku di rumah, saya memang harus memiliki rak buku yang berbahan metal atau yang bebas dari asam agar tidak merusak buku-buku saya.

Bahkan seorang penulis sekaliber Bernard Batubara, mengalami kepedihan yang teramat akibat buku-bukunya menjadi santapan rayap :( . Sungguh itu merupakan hal yang menyedihkan, semoga saja buku-buku saya aman sampai saya punya rak buku baru.

Oiya, sistem kasifikasi Dewey ini oleh beberapa bookstagram luar negeri juga sudah diterapkan. Meski beberapa di antara mereka ada juga yang mengelompokkan buku-buku mereka di rak berdasarkan warna. Atau berdasarkan penerbit.

Selain untuk penyimpanan buku, pengelompokkan berkas berdasarkan jenisnya ini sejalan dengan metode Konmari yang masih tetap tren hingga saat ini. Semoga tulisan ini bermanfaat bagi Anda. [Ipeh Alena]